Parole d'expert

Créer et modifier un écrit professionnel

Comment créer et modifier un écrit professionnel

Il est possible, pour chaque dossier d’Usager, de travailler de manière collaborative et pluridisciplinaire à la rédaction de documents modifiables dans le temps.

Ces rédactions s’effectuent sous Microsoft Word par le biais de modèles personnalisés intégrés à Océalia Usager 

 

Comment accéder aux écrits professionnels d’un Usager

Accéder aux dossiers Usagers en cliquant sur l’icône "USAGERS" dans la barre d’outils du Tableau de Bord de l’application.

Dans le dossier de l’Usager, cliquez dans la barre de navigation de gauche de manière à atteindre la rubrique « Accompagnement », sous-rubrique « Ecrits professionnels ».

L’écran comporte 2 zones distinctes :

1. La liste des écrits déjà existants pour l‘Usager
2. Les outils de gestion des écrits professionnels

 

Comment ajouter un écrit professionnel à un Usager

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur  "Ajouter un écrit" .

L’écran suivant s’affiche :

L’usager est inscrit automatiquement (1).

Sélectionner le modèle d’écrit à charger (2).

Puis saisir un intitulé (3) par lequel cet écrit sera affiché, ainsi qu’une date de début (4).

La date de fin est facultative.

Il est également possible de noter des précisions dans la rubrique ‘Description/ Précision’

Cliquer sur « Enregistrer » ► Le bouton « Rédiger » (5) s’active.

Cliquer sur le bouton « Rédiger » pour ouvrir le modèle d’écrit dans Word.

L’ouverture de Word peut prendre entre 30 et 60 secondes.

 

Ce document est personnalisé avec les informations de l’usager correspondant.

La rédaction est alors réalisée directement dans Word.
Une fois la rédaction terminée, enregistrer le document Word – avec la disquette tout en haut de la barre de Microsoft Word - puis le fermer.

 

On revient alors sur l’écran ci-dessus. Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

Lorsque vous souhaitez « Fermer » la fenêtre, le logiciel va toujours vérifier que vous avez bien enregistré le document. Si vous n’êtes pas sûr, répondez « Oui » à la fenêtre qui vous demande de sauvegarder l’écrit professionnel.

 

Comment modifier un écrit professionnel d’un Usager

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur "Modifier l'écrit"

Le document est accessible à tous les professionnels ayant le droit de le modifier. Pour autant, il ne peut être renseigné que par un seul professionnel à la fois.
Si un autre utilisateur est en cours de rédaction au moment où vous souhaitez intervenir, l’application vous avertira. Vous n’aurez droit qu’à un accès en lecture jusqu’à ce que le document soit fermé par son utilisateur.

L’écran s’affiche.

Cliquer sur le bouton « Rédiger » pour ouvrir le modèle d’écrit dans Word.

L’ouverture de Word peut prendre entre 30 et 60 secondes.

Une fois la rédaction terminée, enregistrer le document Word – avec la disquette tout en haut de la barre de Microsoft Word - puis le fermer.

On revient alors sur l’écran ci-dessus. Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

 

Lorsque vous souhaitez « Fermer » la fenêtre, le logiciel va toujours vérifier que vous avez bien enregistré le document. Si vous n’êtes pas sûr, répondez « Oui » à la fenêtre qui vous demande de sauvegarder l’écrit professionnel.

 

Comment verrouiller l’écrit professionnel d’un Usager

Tant qu’un écrit n’est pas validé, il reste modifiable par les personnes autorisées.

Il est possible de changer le statut du document afin que ce dernier ne soit plus accessible qu’en lecture seulement.

Cette opération n’est accessible qu’à un nombre restreint d’utilisateurs.

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur "Modifier l'écrit"

L'écran s'affiche:

Modifier le « Statut », en haut à droite pour le passer à l’état : « Validé »

Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

Attention: Mettre un écrit professionnel à l’état « Validé », empêche toute modification à venir sur le document. Cette opération ne peut être annulée que par le support technique de l’éditeur.

 

Comment consulter un écrit professionnel d’un Usager

"Visualiser l'écrit" : Permet de visualiser l’écrit au format PDF, notamment lorsqu’il est verrouillé ou en consultation uniquement.