Parole d'expert

En cas de départ d’un employé annualisé, il est important de revoir la programmation initiale dont l’objectif d’heures se retrouve forcément diminué (sauf départ de l’employé le dernier jour de la période).

1ère étape : mise à jour du contrat

Dans le dossier de l’employé, onglet « Contrats », mettre à jour le contrat en indiquant la date de fin de celui-ci.

ATTENTION : Ne pas confondre avec la date de départ (onglet « Situation professionnelle ») qui permet d’archiver le dossier.

2ème étape : recalcul de l’objectif d’heures

Toujours depuis l’écran « Contrats », cliquer sur le bouton « Calculer l’objectif d’heures ». La calculatrice affiche d’emblée un objectif tenant compte de la date de départ (celui-ci est forcément plus faible qu’auparavant).

Dans le cas où l’employé n’aurait pas la capacité de poser tous les jours de congés attendus dans le cadre de son annualisation, il est nécessaire de cocher l’option « Prendre en compte les congés réellement posés sur la période » (1). Ainsi la calculatrice adapte l’objectif pour ne tenir compte que des congés posés jusqu’au départ de la personne.

Cliquer sur le bouton « Attribuer » (2) pour remplacer l’objectif initial.

Exemple :

Remarque concernant la fonction publique : les congés étant acquis et posés sur la même période, la proratisation des 1607h inclut de fait la proratisation des congés payés. Cela ne dispense toutefois pas de mettre à jour le compteur de droit à congés payés de la personne concernée.

3ème étape : édition du solde

Depuis l’écran « Editions », éditer le tableau récapitulatif de l’annualisation. Celui-ci doit tenir compte du nouvel objectif et afficher le solde d’heures actualisé.

ATTENTION : lors de l’édition il est impératif de préciser en date de fin la même date que la fin de contrat de l’employé. Au risque de voir les heures prévues au-delà se rajouter au solde. Ou alors, s’assurer que le planning prévisionnel a été effacé au-delà de la date de départ.

Exemple :

Sur le tableau de bord, cliquez sur le ficher avec un +  en bas à droite, pui sélectionner les éléments que vous souhaitez voir apparaître. Fermer.

Les widgets se placent de façon aléatoire sur un écran quadrillé. Vous pouvez les positionner à votre convenance en faisant un clic gauche/glisse.

Une fois les widgets placés où vous voulez, validez. La grille disparaît et votre tableau de bord est prêt.

Pour modifier l’emplacement des widgets, cliquez sur la croix. La grille apparaît à nouveau et vous pouvez les repositionner.

Pour en supprimer ou en ajouter, reprenez l’étape 2.

Dans le cadre de l’annualisation du temps de travail, il est possible de calculer un objectif d’heures dans le logiciel grâce à une calculatrice accessible depuis:

• L’onglet « Contrats » dans le dossier de l’employé
• Les utilitaires du planning collectif
• L’écran de saisie individuel des absences (icône en bas à droite)

Dès l’ouverture de la calculatrice, celle-ci calcule instantanément l’objectif pour la période en-cours selon les règles de calcul en vigueur dans la structure (vérifiable au besoin en contactant le support Océalia).

Exemple d’un employé à temps complet avec une règle de calcul spécifique (différente des 1607h du code du travail et de la fonction publique) et 25 jours de congés payés :

Deux informations sont absolument indispensables au bon déroulé de ce calcul :

• Le (ou les) contrat(s) actif(s) sur la période d’annualisation avec l’ETP renseigné
• Les droits à congés qui sont déductibles de l’annualisation (généralement les congés payés)

Si l’une de ces informations est manquante ou fausse, le résultat de la calculatrice sera probablement erroné.

• Remarque concernant la règle des 1607h : ce résultat ayant été fixé arbitrairement avec un arrondi, la calculatrice ne procèdera jamais à un calcul détaillé (impossible).
• En cas de temps partiel ou d’arrivée/départ en cours d’annualisation, l’objectif d’heures sera calculé par proratisation.

Le bouton « Attribuer » en bas à gauche de la fenêtre permet d’enregistrer la période et l’objectif dans le dossier de l’employé.

Sur le tableau de bord, cliquez sur « Planning Collectif » pour l’afficher.

Puis, cliquez sur l’icône représentant un écran.