Parole d'expert

Les notifications sont consultables dans le Tableau de Bord de chaque utilisateur. Ce sont de messages, rappels ou alertes qui s’échangent entre professionnels au sein d’un espace dédié dans l’application.

 

 

1.Par défaut, vous visualisez les messages qui ont été envoyés à votre intention.

 

2.En cliquant sur l’onglet « Envoyées » vous visualisez les messages que vous avez pu transmettre aux autres professionnels.

 

3.Le tableau de consultation des notifications reçues, indique pour chaque message :

- l’échéance de l’action ou du récit

- le nom de l’Usager (facultatif) concerné

- le contenu du message : « Précisions »

- l’émetteur

- le ou les destinataires

 

4.A utiliser pour imprimer le contenu des notifications reçues.

 

5.Le bouton « Traiter » permet d’ouvrir la notification sélectionnée dans le tableau.

 

Comment rédiger et transmettre une notification

L’icône « Notification » permet de créer une nouvelle notification. Cette fonctionnalité est accessible sur le Tableau de Bord, mais également dans l’ensemble des espaces de l’application (Dossier de l’Usager, Planning…)

 

Cliquez sur le bouton « Notification ». La fenêtre Notification/Rappel/Alerte s’ouvre ;

 

1.Indiquez, le cas échéant, le nom de l’Usager concerné par la notification (Facultatif).

 

2.Indiquez l’échéance de l’action à laquelle se rapporte votre communication.

 

3.Indiquez la date de rappel : c’est la date à partir de laquelle la notification va apparaître pour le ou les destinataires de votre notification. Cette date peut être saisie dans le champ « Rappel à partir du : » ou calculée en utilisant « Délai de rappel avant l’échéance ».

 

4.Vous pouvez indiquer un caractère d’importance de votre notification.
Le niveau « Haut » génère un « ! » à gauche du message qui sera reçu par les destinataires.

 

5.Sélectionnez le ou les destinataires de la notification.
Vous pouvez utiliser l’onglet « Par service » ou « Par équipe » afin de cocher les destinataires en cliquant sur le niveau de regroupement. Dans la capture ci-dessus, cliquer sur la case à cocher du niveau « Educateur » sélectionne les 4 professionnels de la liste.
Si vous avez indiqué un Usager en (1), l’onglet « Référent de l’usager » sera actif et vous trouverez la liste des professionnels indiqués comme « Référents » dans le dossier administratif.

 

6.Saisissez le texte de votre message.

 

Cliquez sur « Transmettre » pour envoyer la notification.

 

Comment confirmer la lecture ou répondre à une notification

Lorsque vous recevez une notification, vous pouvez traiter le message de 2 façons différentes.
Pour accéder à la fenêtre de la notification, effectuez un double-clic sur le message dans le tableau ou sélectionnez-le et utiliser la commande « Traiter » en bleu en faut à droite de la liste des notifications

 

A. « Noter comme lu et faire disparaître », permet de confirmer la lecture du message à son émetteur. La personne qui a envoyé le message verra l’ensemble des destinataires qui ont confirmés la lecture apparaître dans l’encart « Message déjà lu par »

B. « Répondre », permet de rédiger un message de réponse au destinataire (1) où à l’ensemble des professionnels (2) indiqués dans « Message envoyé à ».

 

 

 

 

 

 

Après avoir « noté comme lu » ou répondu à une notification, le message d’origine disparaît de la liste des notifications reçues sur la page d’accueil.

 

Comment vérifier les confirmations de lecture des notifications que vous avez envoyées

Sur le tableau de bord, positionnez-vous sur l’onglet « Envoyées » des notifications.

Cliquez 2 fois dans le tableau sur la notification concernée pour ouvrir sa fiche détaillée.

Le cadre « Message envoyé a » vous rappelle la liste des destinataires.
Le cadre « Message déjà lu par » vous indique les utilisateurs qui ont cliqué sur « Noter comme lu et faire disparaître » dans leur espace.

 

 

Comment supprimer une notification envoyée

Sur le tableau de bord, positionnez-vous sur l’onglet « Envoyées » des notifications.

Cliquez sur le bouton « Supprimer » en bas de fenêtre

Validez le message ci-dessous en répondant « Oui »

ATTENTION : le message sera supprimé pour tous les utilisateurs, y compris ceux qui ont déjà indiqué qu’ils avaient pris connaissance de la notification.

A partir de la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Plannings » pour ouvrir le Planning.

 

Sélectionnez le planning du Professionnel qui contient le ou les rendez-vous pour lesquels vous voulez enregistrer une absence. (Vous allez devoir décocher votre propre nom au préalable)

 

Dans les « Options d’affichage » sélectionnez l’affichage « Journalier » (1) et cliquez sur la date (2) du ou des rendez-vous à traiter.

 

Cliquez sur le menu « Saisie rapports »

 

Pour les rendez-vous à annuler, cocher la case « Annulé » des Usagers correspondants et « Enregistrez ».

 

Comment créer et modifier un écrit professionnel

Il est possible, pour chaque dossier d’Usager, de travailler de manière collaborative et pluridisciplinaire à la rédaction de documents modifiables dans le temps.

Ces rédactions s’effectuent sous Microsoft Word par le biais de modèles personnalisés intégrés à Océalia Usager 

 

Comment accéder aux écrits professionnels d’un Usager

Accéder aux dossiers Usagers en cliquant sur l’icône "USAGERS" dans la barre d’outils du Tableau de Bord de l’application.

Dans le dossier de l’Usager, cliquez dans la barre de navigation de gauche de manière à atteindre la rubrique « Accompagnement », sous-rubrique « Ecrits professionnels ».

L’écran comporte 2 zones distinctes :

1. La liste des écrits déjà existants pour l‘Usager
2. Les outils de gestion des écrits professionnels

 

Comment ajouter un écrit professionnel à un Usager

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur  "Ajouter un écrit" .

L’écran suivant s’affiche :

L’usager est inscrit automatiquement (1).

Sélectionner le modèle d’écrit à charger (2).

Puis saisir un intitulé (3) par lequel cet écrit sera affiché, ainsi qu’une date de début (4).

La date de fin est facultative.

Il est également possible de noter des précisions dans la rubrique ‘Description/ Précision’

Cliquer sur « Enregistrer » ► Le bouton « Rédiger » (5) s’active.

Cliquer sur le bouton « Rédiger » pour ouvrir le modèle d’écrit dans Word.

L’ouverture de Word peut prendre entre 30 et 60 secondes.

 

Ce document est personnalisé avec les informations de l’usager correspondant.

La rédaction est alors réalisée directement dans Word.
Une fois la rédaction terminée, enregistrer le document Word – avec la disquette tout en haut de la barre de Microsoft Word - puis le fermer.

 

On revient alors sur l’écran ci-dessus. Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

Lorsque vous souhaitez « Fermer » la fenêtre, le logiciel va toujours vérifier que vous avez bien enregistré le document. Si vous n’êtes pas sûr, répondez « Oui » à la fenêtre qui vous demande de sauvegarder l’écrit professionnel.

 

Comment modifier un écrit professionnel d’un Usager

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur "Modifier l'écrit"

Le document est accessible à tous les professionnels ayant le droit de le modifier. Pour autant, il ne peut être renseigné que par un seul professionnel à la fois.
Si un autre utilisateur est en cours de rédaction au moment où vous souhaitez intervenir, l’application vous avertira. Vous n’aurez droit qu’à un accès en lecture jusqu’à ce que le document soit fermé par son utilisateur.

L’écran s’affiche.

Cliquer sur le bouton « Rédiger » pour ouvrir le modèle d’écrit dans Word.

L’ouverture de Word peut prendre entre 30 et 60 secondes.

Une fois la rédaction terminée, enregistrer le document Word – avec la disquette tout en haut de la barre de Microsoft Word - puis le fermer.

On revient alors sur l’écran ci-dessus. Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

 

Lorsque vous souhaitez « Fermer » la fenêtre, le logiciel va toujours vérifier que vous avez bien enregistré le document. Si vous n’êtes pas sûr, répondez « Oui » à la fenêtre qui vous demande de sauvegarder l’écrit professionnel.

 

Comment verrouiller l’écrit professionnel d’un Usager

Tant qu’un écrit n’est pas validé, il reste modifiable par les personnes autorisées.

Il est possible de changer le statut du document afin que ce dernier ne soit plus accessible qu’en lecture seulement.

Cette opération n’est accessible qu’à un nombre restreint d’utilisateurs.

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur "Modifier l'écrit"

L'écran s'affiche:

Modifier le « Statut », en haut à droite pour le passer à l’état : « Validé »

Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

Attention: Mettre un écrit professionnel à l’état « Validé », empêche toute modification à venir sur le document. Cette opération ne peut être annulée que par le support technique de l’éditeur.

 

Comment consulter un écrit professionnel d’un Usager

"Visualiser l'écrit" : Permet de visualiser l’écrit au format PDF, notamment lorsqu’il est verrouillé ou en consultation uniquement.

 

Vous devez être connecté sur l’établissement dans lequel vous souhaitez créer le nouveau Professionnel. Si le Professionnel est multi-établissement, connectez-vous sur n’importe lequel des établissements auquel il doit être rattaché.

 

Créer un professionnel ne correspond pas à l’action de créer un compte d’accès à l’application Océalia Usager. Si vous n’avez pas de gestionnaire en charge de la création des utilisateurs, merci de contacter le support technique d’Océalia Informatique.

ATTENTION :  Vous devez, préalablement à la création, vérifier que le professionnel n’est pas déjà existant.

 

Pour se faire, procéder de la manière suivante :

A partir de la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Plannings » pour ouvrir le Planning.

En haut à gauche du planning, allez dans le menu « Eléments du planning » \ « Professionnels ».

 

Dans la fenêtre « Fiche d’un professionnel » positionnez le filtre « Situation » sur « Professionnels archives » et recherchez si le professionnel n’est pas déjà dans la liste. (Vous pouvez vous aider du champ « Rechercher » en haut du filtre).

 

Si le professionnel existe dans la liste des « Professionnel archivés ».
Sélectionnez son nom dans la liste, cliquez sur le bouton « Modifier » en bas de page, supprimez la date de « Clôture après le » et « Enregistrez » en utilisant le bouton ENREGISTRER

 

Si le professionnel n’existe pas.

Dans la fenêtre « Fiche d’un professionnel », cliquez sur le bouton
« + Nouveau ».

 

Dans la fenêtre vierge, renseignez  :

1. Le nom et le prénom du professionnel
2. L’emploi du professionnel
3. Cliquez sur « Enregistrer » en bas de la fenêtre
4. Cliquez sur « Fermer »

 

ATTENTION : Vous pouvez également renseigner le « Service » et l’ « Equipe » (au-dessus de l’emploi), cela permettra de classer le salarié nouvellement créé dans l’espace des Notifications pour que ses collaborateurs le trouve plus facilement.

 

Affecter un planning de professionnel à un ou plusieurs établissements

Une fois le professionnel enregistré vous pouvez revenir dessus pour indiquer les établissements à partir desquels son planning sera consultable.

 

Pour se faire, revenez dans le menu « Eléments du planning »
\ « Professionnels ».

 

Sélectionnez le professionnel nouvellement créé (1) et cliquez sur « Modifier » (2).

 

Dans la partie Affectation(s) 

1. Cliquez sur « + Ajouter une affectation »
2. Indiquez l’établissement sur lequel le professionnel doit pouvoir consulter son planning.
3. Cliquez sur « Enregistrer »

 

Répéter 2 et 3 pour tous les établissements à partir desquels le planning du professionnel doit être consultable.