Parole d'expert

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Version 5.1 du 10/01/2023

le 27/01/2023SandraNouveautés Planning0 commentaires

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Gestion des droits

Activation complète de la gestion des droits des utilisateurs dans la nouvelle version.

 

Ecran Editions

Assouplissement de personnalisation d'affichage des éditions, ces préférences étaient gérées par établissement, désormais elles sont globales au client

 

Editions : compteurs des H+/H-

Prise en compte et déduction des heures de H+/H- mises en CET

 

Divers

Optimisations et divers correctifs mineurs

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Comment utiliser la calculatrice d'objectif d'heures

le 27/01/2023SandraFAQ Planning0 commentaires

Dans le cadre de l’annualisation du temps de travail, il est possible de calculer un objectif d’heures dans le logiciel grâce à une calculatrice accessible depuis:

  • L’onglet « Contrats » dans le dossier de l’employé
  • Les utilitaires du planning collectif
  • L’écran de saisie individuel des absences (icône en bas à droite)

 

Dès l’ouverture de la calculatrice, celle-ci calcule instantanément l’objectif pour la période en-cours selon les règles de calcul en vigueur dans la structure (vérifiable au besoin en contactant le support Océalia).

 

Exemple d’un employé à temps complet avec une règle de calcul spécifique (différente des 1607h du code du travail et de la fonction publique) et 25 jours de congés payés :

 

Deux informations sont absolument indispensables au bon déroulé de ce calcul :

  • Le (ou les) contrat(s) actif(s) sur la période d’annualisation avec l’ETP renseigné
  • Les droits à congés qui sont déductibles de l’annualisation (généralement les congés payés)

Si l’une de ces informations est manquante ou fausse, le résultat de la calculatrice sera probablement erroné.

 

  • Remarque concernant la règle des 1607h : ce résultat ayant été fixé arbitrairement avec un arrondi, la calculatrice ne procèdera jamais à un calcul détaillé (impossible).
  • En cas de temps partiel ou d’arrivée/départ en cours d’annualisation, l’objectif d’heures sera calculé par proratisation.

 

Le bouton « Attribuer » en bas à gauche de la fenêtre permet d’enregistrer la période et l’objectif dans le dossier de l’employé.

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Version 4.8.0 du 12/08/2022

le 25/10/2022SandraNouveautés Planning0 commentaires

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Ecran Crédits/reports 

Ajout d'un type de crédits/reports : Heures payées déductibles des H+/H- qui alimente le compteur des H+/H- avec une ligne 'Hres Payées', qui vient en déduction dans le solde.

Pas de paramétrage nécessaire.  La valeur est saisie en positif (ex : 5.25).

 

Editions : compteurs des H+/H-

Les heures payées à déduire sont désormais affichées dans une rupture différente de celles des H-

 

Compteurs H+/H-

Correction d’une erreur de signe dans les éditions affichant les H+/H- pour les valeurs saisies dans la case H+/H- d'une plage horaire.

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Version 4.6.0 du 22/06/2022

le 25/10/2022SandraNouveautés Planning0 commentaires

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Nouvelle édition ‘Liste des soldes de congés’

Correction anomalie sur la validation de plages horaires finissant à 0h

 

Droits et soldes sur codes horaires

Ajout des codes horaires associés à des droits dans l’écran d’ouverture des droits à absences. Affichage des compteurs avec les compteurs de soldes de congés dans les états et dans l’écran de saisie individuelle des absences.

 

Journalisation

Journalisation des opérations de verrouillage/déverrouillage des plannings

 

Déclarations heures eOCEALIA

Correction anomalie sur la validation de plages horaires finissant à 0h

 

Gestion des mots de passe

Ajout d’une option permettant de renouveler un mot de passe. Dans ce cas, l’utilisateur devra saisir au préalable son ancien mot de passe pour pouvoir en définir un nouveau, contrairement à l’option ‘Saisir au 1er lancement’, qui permet de définir un mot de passe lors de la 1er connexion.

 

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Comment créer un nouveau professionnel ?

le 27/09/2022SandraFAQ Usager0 commentaires

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Vous devez être connecté sur l’établissement dans lequel vous souhaitez créer le nouveau Professionnel. Si le Professionnel est multi-établissement, connectez-vous sur n’importe lequel des établissements auquel il doit être rattaché.

 

Créer un professionnel ne correspond pas à l’action de créer un compte d’accès à l’application Océalia Usager. Si vous n’avez pas de gestionnaire en charge de la création des utilisateurs, merci de contacter le support technique d’Océalia Informatique.

ATTENTION :  Vous devez, préalablement à la création, vérifier que le professionnel n’est pas déjà existant.

 

Pour se faire, procéder de la manière suivante :

A partir de la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Plannings » pour ouvrir le Planning.

En haut à gauche du planning, allez dans le menu « Eléments du planning » \ « Professionnels ».

 

Dans la fenêtre « Fiche d’un professionnel » positionnez le filtre « Situation » sur « Professionnels archives » et recherchez si le professionnel n’est pas déjà dans la liste. (Vous pouvez vous aider du champ « Rechercher » en haut du filtre).

 

Si le professionnel existe dans la liste des « Professionnel archivés ».
Sélectionnez son nom dans la liste, cliquez sur le bouton « Modifier » en bas de page, supprimez la date de « Clôture après le » et « Enregistrez » en utilisant le bouton
ENREGISTRER

 

Si le professionnel n’existe pas.

Dans la fenêtre « Fiche d’un professionnel », cliquez sur le bouton
« + Nouveau ».

 

Dans la fenêtre vierge, renseignez  :

1. Le nom et le prénom du professionnel
2. L’emploi du professionnel
3. Cliquez sur « Enregistrer » en bas de la fenêtre
4. Cliquez sur « Fermer »

 

ATTENTION : Vous pouvez également renseigner le « Service » et l’ « Equipe » (au-dessus de l’emploi), cela permettra de classer le salarié nouvellement créé dans l’espace des Notifications pour que ses collaborateurs le trouve plus facilement.

 

Affecter un planning de professionnel à un ou plusieurs établissements

Une fois le professionnel enregistré vous pouvez revenir dessus pour indiquer les établissements à partir desquels son planning sera consultable.

 

Pour se faire, revenez dans le menu « Eléments du planning »
\ « Professionnels ».

 

Sélectionnez le professionnel nouvellement créé (1) et cliquez sur « Modifier » (2).

 

Dans la partie Affectation(s) 

1. Cliquez sur « + Ajouter une affectation »
2. Indiquez l’établissement sur lequel le professionnel doit pouvoir consulter son planning.
3. Cliquez sur « Enregistrer »

 

Répéter 2 et 3 pour tous les établissements à partir desquels le planning du professionnel doit être consultable.

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Comment personnaliser l’affichage du planning collectif ?

le 27/09/2022SandraFAQ Planning0 commentaires

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Sur le tableau de bord, cliquez sur « Planning Collectif » pour l’afficher.

Puis, cliquez sur l’icône représentant un écran.

 

Plusieurs paramétrages sont possibles :          

 

(1) Vous pouvez choisir d’afficher le planning sur une journée, une semaine…

(2) Pour choisir la plage horaire/ Par exemple, ce peut être en fonction de la 1ère heure et de la dernière heure travaillées de la journée.

(3) et (4) Selon vos références, affichez le code ou la couleur que vous souhaitez voir apparaître.

(5) Appliquer votre choix.

(6) Ce bouton mémorise votre dernier choix. A la prochaine ouverture du planning, les mêmes critères de sélection réapparaitront.

 

 

(A) Ce bouton permet de mémoriser les filtres d'un service, une équipe…

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Comment prolonger le planning l’année suivante ?

le 27/09/2022SandraFAQ Planning0 commentaires

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Sur le tableau de bord, ouvrez le planning collectif.

Cliquez sur l’icone « Utilitaires »

Cliquez ensuite sur « Assistant changement de période »

 

Une fenêtre « Assistant changement d’année » s’ouvre.

Placez-vous sur le 1er onglet « Prolonger les plannings »