Parole d'expert

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Formation professionnelle dans la fonction publique

le 06/10/2023SandraFil actualités0 commentaires

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Les agents des 3 fonctions publiques ont droit à différents dispositifs de formation professionnelle tout au long de leur carrière. Certains dispositifs peuvent prendre la forme de congés spécifiques. Les formations peuvent permettre de s'adapter à un poste ou à l'évolution d'un métier. Elles peuvent également être suivies pour préparer un projet d'évolution professionnelle (mobilité, promotion, reconversion).

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/N186

 

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Formation des salariés du secteur privé

le 06/10/2023SandraFil actualités0 commentaires

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Tout salarié peut bénéficier de la formation professionnelle continue. Elle a pour objet de favoriser l'insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l'emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l'accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale...

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/N177

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Version 5.9 du 18/09/2023

le 04/10/2023SandraNouveautés Planning0 commentaires

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Edition Planning Recap individuel Mensuel

Prise en compte des options d'affichage horaire+xxx (notamment horaires+lieux)

 

Edition Planning Annuel

Amélioration de la mise en forme en cas d’affichage avec durées quotidiennes

 

Calculatrice d’objectif d'heures annuel

Utilisation de l'ETP en priorité à la place du nombre d'heures contractuel journalier

 

Calcul droits RTT

Ajout d’un champ ‘Nombre heures hebdomadaires pour le calcul des RTT’ dans la fiche contrat, distinct de ‘Nombre heures hebdomadaires’.

Si ce champ n’est pas renseigné, c’est le ‘Nombre heures hebdomadaires’ qui est utilisé.

 

Diffusions eOCEALIA

Les CET sont désormais diffusés vers eOCEALIA

 

Ecran Editions

Création d’un classement ‘eOCEALIA’, dans lequel ont été ajoutées automatiquement les éditions listant des demandes d’absences et déclarations d’heures reçues de eOCEALIA

 

Ecran Editions

Prise en compte des sélections personnalisées par activités dans les éditions ‘Bilans par activités’ et ‘Liste des horaires annotés’

 

Suppression d’absence liée à un remplacement

Il est désormais possible suite à la suppression d’une absence remplacée, de choisir si on souhaite conserver ou supprimer les remplacements associés et donc conserver ou non les horaires correspondants dans les plannings des remplaçants

 

 

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Version 5.7 du 03/07/2023

le 04/10/2023SandraNouveautés Planning0 commentaires

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Nouvelles éditions ‘Détails des demandes de congés…’

Nouvelle édition listant les demandes d’absence reçues via eOCEALIA avec leur statut actuel. Deux variantes sont disponibles permettant de lister les demandes par employé ou par responsable.

 

Nouvelles éditions ‘Détails des déclarations d’heures…’

Nouvelle édition listant les déclarations d’heures reçues via eOCEALIA avec leur statut actuel. Deux variantes sont disponibles permettant de lister les déclarations par employé ou par responsable.

 

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Comment utiliser les notifications ?

le 04/10/2023SandraFAQ Usager0 commentaires

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Les notifications sont consultables dans le Tableau de Bord de chaque utilisateur. Ce sont de messages, rappels ou alertes qui s’échangent entre professionnels au sein d’un espace dédié dans l’application.

 

 

1.Par défaut, vous visualisez les messages qui ont été envoyés à votre intention.

 

2.En cliquant sur l’onglet « Envoyées » vous visualisez les messages que vous avez pu transmettre aux autres professionnels.

 

3.Le tableau de consultation des notifications reçues, indique pour chaque message :

- l’échéance de l’action ou du récit

- le nom de l’Usager (facultatif) concerné

- le contenu du message : « Précisions »

- l’émetteur

- le ou les destinataires

 

4.A utiliser pour imprimer le contenu des notifications reçues.

 

5.Le bouton « Traiter » permet d’ouvrir la notification sélectionnée dans le tableau.

 

Comment rédiger et transmettre une notification

L’icône « Notification » permet de créer une nouvelle notification. Cette fonctionnalité est accessible sur le Tableau de Bord, mais également dans l’ensemble des espaces de l’application (Dossier de l’Usager, Planning…)

 

Cliquez sur le bouton « Notification ». La fenêtre Notification/Rappel/Alerte s’ouvre ;

 

1.Indiquez, le cas échéant, le nom de l’Usager concerné par la notification (Facultatif).

 

2.Indiquez l’échéance de l’action à laquelle se rapporte votre communication.

 

3.Indiquez la date de rappel : c’est la date à partir de laquelle la notification va apparaître pour le ou les destinataires de votre notification. Cette date peut être saisie dans le champ « Rappel à partir du : » ou calculée en utilisant « Délai de rappel avant l’échéance ».

 

4.Vous pouvez indiquer un caractère d’importance de votre notification.
Le niveau « Haut » génère un « ! » à gauche du message qui sera reçu par les destinataires.

 

5.Sélectionnez le ou les destinataires de la notification.
Vous pouvez utiliser l’onglet « Par service » ou « Par équipe » afin de cocher les destinataires en cliquant sur le niveau de regroupement. Dans la capture ci-dessus, cliquer sur la case à cocher du niveau « Educateur » sélectionne les 4 professionnels de la liste.
Si vous avez indiqué un Usager en (1), l’onglet « Référent de l’usager » sera actif et vous trouverez la liste des professionnels indiqués comme « Référents » dans le dossier administratif.

 

6.Saisissez le texte de votre message.

 

Cliquez sur « Transmettre » pour envoyer la notification.

 

Comment confirmer la lecture ou répondre à une notification

Lorsque vous recevez une notification, vous pouvez traiter le message de 2 façons différentes.
Pour accéder à la fenêtre de la notification, effectuez un double-clic sur le message dans le tableau ou sélectionnez-le et utiliser la commande « Traiter » en bleu en faut à droite de la liste des notifications

 

A. « Noter comme lu et faire disparaître », permet de confirmer la lecture du message à son émetteur. La personne qui a envoyé le message verra l’ensemble des destinataires qui ont confirmés la lecture apparaître dans l’encart « Message déjà lu par »

B. « Répondre », permet de rédiger un message de réponse au destinataire (1) où à l’ensemble des professionnels (2) indiqués dans « Message envoyé à ».

 

 

 

 

 

 

Après avoir « noté comme lu » ou répondu à une notification, le message d’origine disparaît de la liste des notifications reçues sur la page d’accueil.

 

Comment vérifier les confirmations de lecture des notifications que vous avez envoyées

Sur le tableau de bord, positionnez-vous sur l’onglet « Envoyées » des notifications.

Cliquez 2 fois dans le tableau sur la notification concernée pour ouvrir sa fiche détaillée.

Le cadre « Message envoyé a » vous rappelle la liste des destinataires.
Le cadre « Message déjà lu par » vous indique les utilisateurs qui ont cliqué sur « Noter comme lu et faire disparaître » dans leur espace.

 

 

Comment supprimer une notification envoyée

Sur le tableau de bord, positionnez-vous sur l’onglet « Envoyées » des notifications.

Cliquez sur le bouton « Supprimer » en bas de fenêtre

Validez le message ci-dessous en répondant « Oui »

ATTENTION : le message sera supprimé pour tous les utilisateurs, y compris ceux qui ont déjà indiqué qu’ils avaient pris connaissance de la notification.

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Comment actualiser une annualisation et vérifier le solde en cas de départ ?

le 04/10/2023SandraFAQ Planning0 commentaires

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En cas de départ d’un employé annualisé, il est important de revoir la programmation initiale dont l’objectif d’heures se retrouve forcément diminué (sauf départ de l’employé le dernier jour de la période).

 

1ère étape : mise à jour du contrat

Dans le dossier de l’employé, onglet « Contrats », mettre à jour le contrat en indiquant la date de fin de celui-ci.

 

ATTENTION : Ne pas confondre avec la date de départ (onglet « Situation professionnelle ») qui permet d’archiver le dossier.

 

 

2ème étape : recalcul de l’objectif d’heures

Toujours depuis l’écran « Contrats », cliquer sur le bouton « Calculer l’objectif d’heures ». La calculatrice affiche d’emblée un objectif tenant compte de la date de départ (celui-ci est forcément plus faible qu’auparavant).

Dans le cas où l’employé n’aurait pas la capacité de poser tous les jours de congés attendus dans le cadre de son annualisation, il est nécessaire de cocher l’option « Prendre en compte les congés réellement posés sur la période » (1). Ainsi la calculatrice adapte l’objectif pour ne tenir compte que des congés posés jusqu’au départ de la personne.

Cliquer sur le bouton « Attribuer » (2) pour remplacer l’objectif initial.

 

Exemple :

 

Remarque concernant la fonction publique : les congés étant acquis et posés sur la même période, la proratisation des 1607h inclut de fait la proratisation des congés payés. Cela ne dispense toutefois pas de mettre à jour le compteur de droit à congés payés de la personne concernée.

 

3ème étape : édition du solde

Depuis l’écran « Editions », éditer le tableau récapitulatif de l’annualisation. Celui-ci doit tenir compte du nouvel objectif et afficher le solde d’heures actualisé.

 

ATTENTION : lors de l’édition il est impératif de préciser en date de fin la même date que la fin de contrat de l’employé. Au risque de voir les heures prévues au-delà se rajouter au solde. Ou alors, s’assurer que le planning prévisionnel a été effacé au-delà de la date de départ.

 

Exemple :

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Noter l’absence d’un Usager à un rendez-vous

le 25/04/2023SandraFAQ Usager0 commentaires

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A partir de la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Plannings » pour ouvrir le Planning.

 

Sélectionnez le planning du Professionnel qui contient le ou les rendez-vous pour lesquels vous voulez enregistrer une absence. (Vous allez devoir décocher votre propre nom au préalable)

 

Dans les « Options d’affichage » sélectionnez l’affichage « Journalier » (1) et cliquez sur la date (2) du ou des rendez-vous à traiter.

 

Cliquez sur le menu « Saisie rapports »

 

Pour les rendez-vous à annuler, cocher la case « Annulé » des Usagers correspondants et « Enregistrez ».