Parole d'expert

Les agents des 3 fonctions publiques ont droit à différents dispositifs de formation professionnelle tout au long de leur carrière. Certains dispositifs peuvent prendre la forme de congés spécifiques. Les formations peuvent permettre de s'adapter à un poste ou à l'évolution d'un métier. Elles peuvent également être suivies pour préparer un projet d'évolution professionnelle (mobilité, promotion, reconversion).

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/N186

Tout salarié peut bénéficier de la formation professionnelle continue. Elle a pour objet de favoriser l'insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l'emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l'accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale...

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/N177

Edition Planning Recap individuel Mensuel

Prise en compte des options d'affichage horaire+xxx (notamment horaires+lieux)

Edition Planning Annuel

Amélioration de la mise en forme en cas d’affichage avec durées quotidiennes

Calculatrice d’objectif d'heures annuel

Utilisation de l'ETP en priorité à la place du nombre d'heures contractuel journalier

Calcul droits RTT

Ajout d’un champ ‘Nombre heures hebdomadaires pour le calcul des RTT’ dans la fiche contrat, distinct de ‘Nombre heures hebdomadaires’.

Si ce champ n’est pas renseigné, c’est le ‘Nombre heures hebdomadaires’ qui est utilisé.

Diffusions eOCEALIA

Les CET sont désormais diffusés vers eOCEALIA

Ecran Editions

Création d’un classement ‘eOCEALIA’, dans lequel ont été ajoutées automatiquement les éditions listant des demandes d’absences et déclarations d’heures reçues de eOCEALIA

Ecran Editions

Prise en compte des sélections personnalisées par activités dans les éditions ‘Bilans par activités’ et ‘Liste des horaires annotés’

Suppression d’absence liée à un remplacement

Il est désormais possible suite à la suppression d’une absence remplacée, de choisir si on souhaite conserver ou supprimer les remplacements associés et donc conserver ou non les horaires correspondants dans les plannings des remplaçants

Nouvelles éditions ‘Détails des demandes de congés…’

Nouvelle édition listant les demandes d’absence reçues via eOCEALIA avec leur statut actuel. Deux variantes sont disponibles permettant de lister les demandes par employé ou par responsable.

Les notifications sont consultables dans le Tableau de Bord de chaque utilisateur. Ce sont de messages, rappels ou alertes qui s’échangent entre professionnels au sein d’un espace dédié dans l’application.

1.Par défaut, vous visualisez les messages qui ont été envoyés à votre intention.

2.En cliquant sur l’onglet « Envoyées » vous visualisez les messages que vous avez pu transmettre aux autres professionnels.

3.Le tableau de consultation des notifications reçues, indique pour chaque message :

- l’échéance de l’action ou du récit

- le nom de l’Usager (facultatif) concerné

- le contenu du message : « Précisions »

- l’émetteur

- le ou les destinataires

4.A utiliser pour imprimer le contenu des notifications reçues.

5.Le bouton « Traiter » permet d’ouvrir la notification sélectionnée dans le tableau.

Comment rédiger et transmettre une notification

L’icône « Notification » permet de créer une nouvelle notification. Cette fonctionnalité est accessible sur le Tableau de Bord, mais également dans l’ensemble des espaces de l’application (Dossier de l’Usager, Planning…)

Cliquez sur le bouton « Notification ». La fenêtre Notification/Rappel/Alerte s’ouvre ;

1.Indiquez, le cas échéant, le nom de l’Usager concerné par la notification (Facultatif).

2.Indiquez l’échéance de l’action à laquelle se rapporte votre communication.

3.Indiquez la date de rappel : c’est la date à partir de laquelle la notification va apparaître pour le ou les destinataires de votre notification. Cette date peut être saisie dans le champ « Rappel à partir du : » ou calculée en utilisant « Délai de rappel avant l’échéance ».

4.Vous pouvez indiquer un caractère d’importance de votre notification.
Le niveau « Haut » génère un « ! » à gauche du message qui sera reçu par les destinataires.

5.Sélectionnez le ou les destinataires de la notification.
Vous pouvez utiliser l’onglet « Par service » ou « Par équipe » afin de cocher les destinataires en cliquant sur le niveau de regroupement. Dans la capture ci-dessus, cliquer sur la case à cocher du niveau « Educateur » sélectionne les 4 professionnels de la liste.
Si vous avez indiqué un Usager en (1), l’onglet « Référent de l’usager » sera actif et vous trouverez la liste des professionnels indiqués comme « Référents » dans le dossier administratif.

6.Saisissez le texte de votre message.

Cliquez sur « Transmettre » pour envoyer la notification.

Comment confirmer la lecture ou répondre à une notification

Lorsque vous recevez une notification, vous pouvez traiter le message de 2 façons différentes.
Pour accéder à la fenêtre de la notification, effectuez un double-clic sur le message dans le tableau ou sélectionnez-le et utiliser la commande « Traiter » en bleu en faut à droite de la liste des notifications

A. « Noter comme lu et faire disparaître », permet de confirmer la lecture du message à son émetteur. La personne qui a envoyé le message verra l’ensemble des destinataires qui ont confirmés la lecture apparaître dans l’encart « Message déjà lu par »

B. « Répondre », permet de rédiger un message de réponse au destinataire (1) où à l’ensemble des professionnels (2) indiqués dans « Message envoyé à ».

Après avoir « noté comme lu » ou répondu à une notification, le message d’origine disparaît de la liste des notifications reçues sur la page d’accueil.

Comment vérifier les confirmations de lecture des notifications que vous avez envoyées

Sur le tableau de bord, positionnez-vous sur l’onglet « Envoyées » des notifications.

Cliquez 2 fois dans le tableau sur la notification concernée pour ouvrir sa fiche détaillée.

Le cadre « Message envoyé a » vous rappelle la liste des destinataires.
Le cadre « Message déjà lu par » vous indique les utilisateurs qui ont cliqué sur « Noter comme lu et faire disparaître » dans leur espace.

Comment supprimer une notification envoyée

Sur le tableau de bord, positionnez-vous sur l’onglet « Envoyées » des notifications.

Cliquez sur le bouton « Supprimer » en bas de fenêtre

Validez le message ci-dessous en répondant « Oui »

ATTENTION : le message sera supprimé pour tous les utilisateurs, y compris ceux qui ont déjà indiqué qu’ils avaient pris connaissance de la notification.

En cas de départ d’un employé annualisé, il est important de revoir la programmation initiale dont l’objectif d’heures se retrouve forcément diminué (sauf départ de l’employé le dernier jour de la période).

1ère étape : mise à jour du contrat

Dans le dossier de l’employé, onglet « Contrats », mettre à jour le contrat en indiquant la date de fin de celui-ci.

ATTENTION : Ne pas confondre avec la date de départ (onglet « Situation professionnelle ») qui permet d’archiver le dossier.

2ème étape : recalcul de l’objectif d’heures

Toujours depuis l’écran « Contrats », cliquer sur le bouton « Calculer l’objectif d’heures ». La calculatrice affiche d’emblée un objectif tenant compte de la date de départ (celui-ci est forcément plus faible qu’auparavant).

Dans le cas où l’employé n’aurait pas la capacité de poser tous les jours de congés attendus dans le cadre de son annualisation, il est nécessaire de cocher l’option « Prendre en compte les congés réellement posés sur la période » (1). Ainsi la calculatrice adapte l’objectif pour ne tenir compte que des congés posés jusqu’au départ de la personne.

Cliquer sur le bouton « Attribuer » (2) pour remplacer l’objectif initial.

Exemple :

Remarque concernant la fonction publique : les congés étant acquis et posés sur la même période, la proratisation des 1607h inclut de fait la proratisation des congés payés. Cela ne dispense toutefois pas de mettre à jour le compteur de droit à congés payés de la personne concernée.

3ème étape : édition du solde

Depuis l’écran « Editions », éditer le tableau récapitulatif de l’annualisation. Celui-ci doit tenir compte du nouvel objectif et afficher le solde d’heures actualisé.

ATTENTION : lors de l’édition il est impératif de préciser en date de fin la même date que la fin de contrat de l’employé. Au risque de voir les heures prévues au-delà se rajouter au solde. Ou alors, s’assurer que le planning prévisionnel a été effacé au-delà de la date de départ.

Exemple :

A partir de la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Plannings » pour ouvrir le Planning.

Sélectionnez le planning du Professionnel qui contient le ou les rendez-vous pour lesquels vous voulez enregistrer une absence. (Vous allez devoir décocher votre propre nom au préalable)

Dans les « Options d’affichage » sélectionnez l’affichage « Journalier » (1) et cliquez sur la date (2) du ou des rendez-vous à traiter.

Cliquez sur le menu « Saisie rapports »

Pour les rendez-vous à annuler, cocher la case « Annulé » des Usagers correspondants et « Enregistrez ».

La réduction du temps de travail (RTT) est un dispositif qui permet de vous accorder des heures de repos si votre durée de travail effectif est supérieure à la durée légale de travail.

La durée de travail effectif correspond au temps pendant lequel un salarié ou un agent public est à la disposition de l'employeur ou de l'administration et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles (hors heures supplémentaires.

Les périodes d'astreinte et de permanence ne constituent pas des périodes de travail effectif… Plus d'info

En résumé :

Océalia Planning permet de comptabiliser automatiquement le nombre de jours de RTT en fonction du temps de travail.

Sur le tableau de bord, cliquez sur le ficher avec un +  en bas à droite, pui sélectionner les éléments que vous souhaitez voir apparaître. Fermer.

Les widgets se placent de façon aléatoire sur un écran quadrillé. Vous pouvez les positionner à votre convenance en faisant un clic gauche/glisse.

Une fois les widgets placés où vous voulez, validez. La grille disparaît et votre tableau de bord est prêt.

Pour modifier l’emplacement des widgets, cliquez sur la croix. La grille apparaît à nouveau et vous pouvez les repositionner.

Pour en supprimer ou en ajouter, reprenez l’étape 2.

Nouvelle édition ‘Annualisation : récapitulatif collectif’

Nouvelle version du récapitulatif d’annualisation collectif permettant notamment de prendre en compte les heures payées, les heures déduites de l’objectif d’heures et les éléments mis en CET.

Nouvelle édition ‘Etat préparatoire à la paie’

Nouvelle version de l’édition préparatoire à la paie affichant notamment les nouvelles variables d’heures supplémentaires/complémentaires pour les collectivités territoriales.

Editions : planning annuel

Possibilité d’éditer le planning annuel avec uniquement les durées par jour en cochant l’option de présentation « durées quotidiennes ».

Editions : récapitulatif de l’annualisation

Prise en compte de l’incidence des jours d’absences ou des heures de l’annualisation mis dans le CET.

Editions : compteurs des H+/H-

Amélioration de la présentation des heures supplémentaires/complémentaires notamment en cas de paiement des heures.

Calculatrice d’objectif d’annualisation

Ajout de la possibilité d’exclure la journée de solidarité de la règle de calcul.

Déclarations heures eOCEALIA

Correction sur la validation des déclarations horaires au-delà du N+1.

Gestion des droits

Correction de l’accès à la nouvelle gestion des utilisateurs dans le cas spécifique de l’authentification via AD.

Divers

Optimisations et divers correctifs mineurs.

Comment créer et modifier un écrit professionnel

Il est possible, pour chaque dossier d’Usager, de travailler de manière collaborative et pluridisciplinaire à la rédaction de documents modifiables dans le temps.

Ces rédactions s’effectuent sous Microsoft Word par le biais de modèles personnalisés intégrés à Océalia Usager 

Comment accéder aux écrits professionnels d’un Usager

Accéder aux dossiers Usagers en cliquant sur l’icône "USAGERS" dans la barre d’outils du Tableau de Bord de l’application.

Dans le dossier de l’Usager, cliquez dans la barre de navigation de gauche de manière à atteindre la rubrique « Accompagnement », sous-rubrique « Ecrits professionnels ».

L’écran comporte 2 zones distinctes :

1. La liste des écrits déjà existants pour l‘Usager
2. Les outils de gestion des écrits professionnels

Comment ajouter un écrit professionnel à un Usager

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur  "Ajouter un écrit" .

L’écran suivant s’affiche :

L’usager est inscrit automatiquement (1).

Sélectionner le modèle d’écrit à charger (2).

Puis saisir un intitulé (3) par lequel cet écrit sera affiché, ainsi qu’une date de début (4).

La date de fin est facultative.

Il est également possible de noter des précisions dans la rubrique ‘Description/ Précision’

Cliquer sur « Enregistrer » ► Le bouton « Rédiger » (5) s’active.

Cliquer sur le bouton « Rédiger » pour ouvrir le modèle d’écrit dans Word.

L’ouverture de Word peut prendre entre 30 et 60 secondes.

Ce document est personnalisé avec les informations de l’usager correspondant.

La rédaction est alors réalisée directement dans Word.
Une fois la rédaction terminée, enregistrer le document Word – avec la disquette tout en haut de la barre de Microsoft Word - puis le fermer.

On revient alors sur l’écran ci-dessus. Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

Lorsque vous souhaitez « Fermer » la fenêtre, le logiciel va toujours vérifier que vous avez bien enregistré le document. Si vous n’êtes pas sûr, répondez « Oui » à la fenêtre qui vous demande de sauvegarder l’écrit professionnel.

Comment modifier un écrit professionnel d’un Usager

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur "Modifier l'écrit"

Le document est accessible à tous les professionnels ayant le droit de le modifier. Pour autant, il ne peut être renseigné que par un seul professionnel à la fois.
Si un autre utilisateur est en cours de rédaction au moment où vous souhaitez intervenir, l’application vous avertira. Vous n’aurez droit qu’à un accès en lecture jusqu’à ce que le document soit fermé par son utilisateur.

L’écran s’affiche.

Cliquer sur le bouton « Rédiger » pour ouvrir le modèle d’écrit dans Word.

L’ouverture de Word peut prendre entre 30 et 60 secondes.

Une fois la rédaction terminée, enregistrer le document Word – avec la disquette tout en haut de la barre de Microsoft Word - puis le fermer.

On revient alors sur l’écran ci-dessus. Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

Lorsque vous souhaitez « Fermer » la fenêtre, le logiciel va toujours vérifier que vous avez bien enregistré le document. Si vous n’êtes pas sûr, répondez « Oui » à la fenêtre qui vous demande de sauvegarder l’écrit professionnel.

Comment verrouiller l’écrit professionnel d’un Usager

Tant qu’un écrit n’est pas validé, il reste modifiable par les personnes autorisées.

Il est possible de changer le statut du document afin que ce dernier ne soit plus accessible qu’en lecture seulement.

Cette opération n’est accessible qu’à un nombre restreint d’utilisateurs.

Appuyer sur le bouton « Modifier » en bas de page et cliquer sur "Modifier l'écrit"

L'écran s'affiche:

Modifier le « Statut », en haut à droite pour le passer à l’état : « Validé »

Cliquer sur « Enregistrer » pour mémoriser le document Word dans la base de données.

Attention: Mettre un écrit professionnel à l’état « Validé », empêche toute modification à venir sur le document. Cette opération ne peut être annulée que par le support technique de l’éditeur.

Comment consulter un écrit professionnel d’un Usager

"Visualiser l'écrit" : Permet de visualiser l’écrit au format PDF, notamment lorsqu’il est verrouillé ou en consultation uniquement.

Gestion des droits

Activation complète de la gestion des droits des utilisateurs dans la nouvelle version.

Ecran Editions

Assouplissement de personnalisation d'affichage des éditions, ces préférences étaient gérées par établissement, désormais elles sont globales au client

Editions : compteurs des H+/H-

Prise en compte et déduction des heures de H+/H- mises en CET

Divers

Optimisations et divers correctifs mineurs

Dans le cadre de l’annualisation du temps de travail, il est possible de calculer un objectif d’heures dans le logiciel grâce à une calculatrice accessible depuis:

• L’onglet « Contrats » dans le dossier de l’employé
• Les utilitaires du planning collectif
• L’écran de saisie individuel des absences (icône en bas à droite)

Dès l’ouverture de la calculatrice, celle-ci calcule instantanément l’objectif pour la période en-cours selon les règles de calcul en vigueur dans la structure (vérifiable au besoin en contactant le support Océalia).

Exemple d’un employé à temps complet avec une règle de calcul spécifique (différente des 1607h du code du travail et de la fonction publique) et 25 jours de congés payés :

Deux informations sont absolument indispensables au bon déroulé de ce calcul :

• Le (ou les) contrat(s) actif(s) sur la période d’annualisation avec l’ETP renseigné
• Les droits à congés qui sont déductibles de l’annualisation (généralement les congés payés)

Si l’une de ces informations est manquante ou fausse, le résultat de la calculatrice sera probablement erroné.

• Remarque concernant la règle des 1607h : ce résultat ayant été fixé arbitrairement avec un arrondi, la calculatrice ne procèdera jamais à un calcul détaillé (impossible).
• En cas de temps partiel ou d’arrivée/départ en cours d’annualisation, l’objectif d’heures sera calculé par proratisation.

Le bouton « Attribuer » en bas à gauche de la fenêtre permet d’enregistrer la période et l’objectif dans le dossier de l’employé.

Ecran Crédits/reports 

Ajout d'un type de crédits/reports : Heures payées déductibles des H+/H- qui alimente le compteur des H+/H- avec une ligne 'Hres Payées', qui vient en déduction dans le solde.

Pas de paramétrage nécessaire.  La valeur est saisie en positif (ex : 5.25).

Editions : compteurs des H+/H-

Les heures payées à déduire sont désormais affichées dans une rupture différente de celles des H-

Compteurs H+/H-

Correction d’une erreur de signe dans les éditions affichant les H+/H- pour les valeurs saisies dans la case H+/H- d'une plage horaire.

Nouvelle édition ‘Liste des soldes de congés’

Correction anomalie sur la validation de plages horaires finissant à 0h

Droits et soldes sur codes horaires

Ajout des codes horaires associés à des droits dans l’écran d’ouverture des droits à absences. Affichage des compteurs avec les compteurs de soldes de congés dans les états et dans l’écran de saisie individuelle des absences.

Journalisation

Journalisation des opérations de verrouillage/déverrouillage des plannings

Déclarations heures eOCEALIA

Correction anomalie sur la validation de plages horaires finissant à 0h

Gestion des mots de passe

Ajout d’une option permettant de renouveler un mot de passe. Dans ce cas, l’utilisateur devra saisir au préalable son ancien mot de passe pour pouvoir en définir un nouveau, contrairement à l’option ‘Saisir au 1er lancement’, qui permet de définir un mot de passe lors de la 1er connexion.

Vous devez être connecté sur l’établissement dans lequel vous souhaitez créer le nouveau Professionnel. Si le Professionnel est multi-établissement, connectez-vous sur n’importe lequel des établissements auquel il doit être rattaché.

Créer un professionnel ne correspond pas à l’action de créer un compte d’accès à l’application Océalia Usager. Si vous n’avez pas de gestionnaire en charge de la création des utilisateurs, merci de contacter le support technique d’Océalia Informatique.

ATTENTION :  Vous devez, préalablement à la création, vérifier que le professionnel n’est pas déjà existant.

Pour se faire, procéder de la manière suivante :

A partir de la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Plannings » pour ouvrir le Planning.

En haut à gauche du planning, allez dans le menu « Eléments du planning » \ « Professionnels ».

Dans la fenêtre « Fiche d’un professionnel » positionnez le filtre « Situation » sur « Professionnels archives » et recherchez si le professionnel n’est pas déjà dans la liste. (Vous pouvez vous aider du champ « Rechercher » en haut du filtre).

Si le professionnel existe dans la liste des « Professionnel archivés ».
Sélectionnez son nom dans la liste, cliquez sur le bouton « Modifier » en bas de page, supprimez la date de « Clôture après le » et « Enregistrez » en utilisant le bouton ENREGISTRER

Si le professionnel n’existe pas.

Dans la fenêtre « Fiche d’un professionnel », cliquez sur le bouton
« + Nouveau ».

Dans la fenêtre vierge, renseignez  :

1. Le nom et le prénom du professionnel
2. L’emploi du professionnel
3. Cliquez sur « Enregistrer » en bas de la fenêtre
4. Cliquez sur « Fermer »

ATTENTION : Vous pouvez également renseigner le « Service » et l’ « Equipe » (au-dessus de l’emploi), cela permettra de classer le salarié nouvellement créé dans l’espace des Notifications pour que ses collaborateurs le trouve plus facilement.

Affecter un planning de professionnel à un ou plusieurs établissements

Une fois le professionnel enregistré vous pouvez revenir dessus pour indiquer les établissements à partir desquels son planning sera consultable.

Pour se faire, revenez dans le menu « Eléments du planning »
\ « Professionnels ».

Sélectionnez le professionnel nouvellement créé (1) et cliquez sur « Modifier » (2).

Dans la partie Affectation(s) 

1. Cliquez sur « + Ajouter une affectation »
2. Indiquez l’établissement sur lequel le professionnel doit pouvoir consulter son planning.
3. Cliquez sur « Enregistrer »

Répéter 2 et 3 pour tous les établissements à partir desquels le planning du professionnel doit être consultable.

Sur le tableau de bord, cliquez sur « Planning Collectif » pour l’afficher.

Puis, cliquez sur l’icône représentant un écran.

Plusieurs paramétrages sont possibles :          

(1) Vous pouvez choisir d’afficher le planning sur une journée, une semaine…

(2) Pour choisir la plage horaire/ Par exemple, ce peut être en fonction de la 1ère heure et de la dernière heure travaillées de la journée.

(3) et (4) Selon vos références, affichez le code ou la couleur que vous souhaitez voir apparaître.

(5) Appliquer votre choix.

(6) Ce bouton mémorise votre dernier choix. A la prochaine ouverture du planning, les mêmes critères de sélection réapparaitront.

(A) Ce bouton permet de mémoriser les filtres d'un service, une équipe…

Sur le tableau de bord, ouvrez le planning collectif.

Cliquez sur l’icone « Utilitaires »

Cliquez ensuite sur « Assistant changement de période »

Une fenêtre « Assistant changement d’année » s’ouvre.

Placez-vous sur le 1er onglet « Prolonger les plannings »

(1) Entrez les dates de la nouvelle période.

(2) Sélectionnez les employés en les cochant individuellement ou cocher « Sélectionner tous »

(3) Validez